PrimeQ levererar IT-drifttjänster där våra kunder köper en tjänst, funktion eller process med garantier på önskad tillgänglighet.
Inom området ekonomi- och lönetjänster arbetar auktoriserade redovisningskonsulter och vi erbjuder tjänster från löpande bokföring till årsbokslut och deklarationer.
Vi erbjuder lösningar som kan innehålla allt från verksamhets/behovsanalys och processkartläggning till systemleverans och support.
Smarta telefonilösningar för alla typer av företag. Lättanvänt, prisvärt och med tillgänglig support med lång erfarenhet av telefonitjänster.

Extramaterial: En guide i e-postens vett och etikett

Omvärldsbevakning - 11 december, 2020

Några ytterligare tips i e-postens vett och etikett

Välkommen tillbaka till en guide i e-postens vett och etikett! Nedan har vi listat några extra tips på vad du kan tänka på när du ger dig in i e-postens värld. Har du missat vårt första inlägg med e-postens 10 budord? Följ länken här.

Ämnesrad

Skriv tydliga ämnesrubriker, korta och tydliga ämnesrubriker underlättar för läsarna att se vad du skriver. Det gör det enklare att söka fram mejlet och underlättar även för dem som bara ögnar igenom sin inkorg blixtsnabbt att hitta ditt mejl.

Inte för många mottagare i Till-fältet

Kanske ska du skicka ut ett mejl till alla föräldrar i fotbollsklubben eller klasslistan och har allas e-postadresser ett gammalt mejl. Du känner inte alla personligen. Lätt att klippa ut och klistra in, men tänk dig för, klistra in dem i ”Hemlig kopia-fältet” istället för i ”Till-fältet”. I ”Till-fältet” skriver du istället din egen e-postadress. Nu slipper alla mottagare skylta med sina e-postadresser och dessutom är de skyddade från överträdelser av 2:a budordet ”Du skall icke missbruka ”Kopia” och ”Svara alla” i din mejlklient.” Nackdelen är givetvis att om någon mot förmodan behöver nå samtliga mottagare med information måste de ha tillgång till samtliga mottagares e-postadresser.

Börja och avsluta ett mejl

Hur börjar man? I många fall räcker ett enkelt ”Hej” utmärkt. Det kan givetvis variera beroende på situation men försök hålla det enkelt och undvik att bli för högtravande med ett ”Käre” eller ”Bäste”, det kommer troligen bara uppfattas som ålderstiget eller just högtravande. Hur avslutar jag? Ja samma sak här men med en tvist åt det som ungdomar idag säkert uppfattar som ålderstiget, ”Med vänliga hälsningar” har blivit något av en standard när det kommer till att avsluta mejl. Många har det till och med i sina mejlsignaturer (vilket ibland glöms bort med dubbla avslut som följd – inte snyggt). Tänk på att undvika förkortningen ”MVH” som kan uppfattas som oengagerat och nonchalant.

Korta mejl – men inte för korta

E-post är till för korta meddelanden som inte kräver långa förklaringar och utlägg. Tänk på att inte skriva en lång uppsatts som troligtvis bara gör mottagare stressade och får dem att sucka över den enorma arbetsbördan du just dumpade på dem. Det där mejlet kommer ju att ta minst tre minuter att läsa, en halv evighet i vår stressade värld. Å andra sidan gör du mottagaren och dig själv en björntjänst om du skriver för kort och inte gör dig förstådd. Kort och koncist är melodin.

Stycken och rubriker

Vid vissa tillfällen blir man ändå tvungen att skriva längre mejl. Gör mottagaren en tjänst och använd dig av stycken och rubriker för att göra ditt långa mejl mer lättläst.

Skriv som folk

Undvik att skriva högtravande och byråkratiskt. En del byter till ton i sitt språk så fort de börjar skriva på ett mejl. Ofta blir det en krångligare och mer gammaldags ton i språket. Som om varje mejl vore ett klassiskt affärsbrev skrivet under förra århundradet. Undvik ord som därvid, erhålla, ej, skall, avseende, såvitt osv. Det finns till och med en bra lista över ord som bör undvikas, utgiven av Statsrådsberedningen. Den hittar du här. Var dig själv när du skriver och försök inte göra dig till (om du inte är jurist såklart – där ingår det ju i arbetsbeskrivningen att skriva krångligt) (undrar om ironin gick fram här?).

Ironi och skämt

Hur skicklig du än anser dig vara på att uttrycka dig i text så är det inte alls säkert att det går fram till mottagaren. Du vet helt enkelt inte hur läsaren av ditt mejl reagerar på det du skriver. En enkel rekommendation är därför att använda ironi och skämt väldigt sparsamt när det gäller mejl. Det kan mycket väl uppfattas som kaxigt, drygt eller bara konstigt av mottagaren.

Starta inte nya konversationer i en gammal mejltråd

Använd inte ett äldre mejl som startpunkt för ett nytt ämne. Skapa ett nytt och använd en korrekt ämnesrad. Det underlättar för samtliga inblandade.

Typsnitt och andra utsmyckningar

Enkelt – håll dig till ett generellt typsnitt och undvik andra typer av utsmyckningar. Det kanske är lockande att använda det där roliga typsnittet tillsammans med lite söta bilder i ditt Grattis på födelsedagen-mejl till din kollega? Om du måste få utlopp för din kreativa sida så kanske ett utskrivet grattiskort på kollegans skrivbord kan vara en bättre idé? En annan fördel med det är att det blir mer personligt och att du inte kan skicka den till Alla från skrivaren.

Chatta kan man göra på effektivare sätt

Det är lätt hänt, man utbyter kortare frågor och svar i en oändlig mejltråd. Helt plötsligt är det inte längre mejl det handlar om – det har gått överstyr och blivit en chatt istället. Förutom att det korkar igen din inkorg och försvårar sökande efter relevant information så finns det bättre verktyg som är framtagna för detta ändamål. Använd dem istället. Exempelvis Microsoft Teams.

Tålamod

Varför svarar de aldrig? Jag mejlade ju för flera timmar sedan. Mejl är inte chatt. Du bör inte förvänta dig svar omedelbart. Tänk även på att en del fortfarande arbetar ”normala” arbetstider och kanske inte ens har läst ditt mejl även om klockan bara är 21.00 en fredagskväll.

Frånvaromeddelanden

Använd gärna frånvaromeddelanden när du är har semester eller frånvarande en längre tid. Dubbelkolla att du har angett rätt datum och information i ditt frånvarameddelande – det är faktiskt vanligt att det blir fel med gamla uppgifter eller fel datum.

Mejl i mobilen

Visst är det smidigt med mejl i mobilen, men kom ihåg att det är krångligare och pilligare att skicka mejl från mobilen. Det är lätt hänt att man tar några genvägar och skriver kortare mejl på mobilen. För korta texter kan upplevas fel av mottagaren. En del väljer att lägga in en automatisk text i mobilmejlen av typen ”skickat från mobilen”. Det kan uppfattas som kortfattat som kan vara en disclaimer. Mobilen är ett utmärkt verktyg för att läsa mejl på men innebär en större utmaning när det gäller att skicka mejl med.

Bråkmejl

Större meningsskiljaktigheter har en förmåga att växa till fullfjädrade bråk i en mejlpingismatch. Undvik att ge dig in i detta eftersom det bara kommer att eskalera och du kommer ångra saker som du skrev i stridens hetta. En mycket bättre lösning att, när du märker att det börjar spåra ur, kalla till ett möte för att reda ut problemet.

Pay it forward

Hoppas att du hittade någon punkt som du inte hade tänkt på innan så att du kan bidra till en bättre mejlmiljö både för dig själv och alla oss andra som kanske får nöjet att ha kontakt med dig via mejl. Allt enligt principen från filmen ”Pay it forward” eller ”Skicka vidare” som den heter på svenska 😉

I dessa unika tider då det vimlar av generösa och välvilliga erbjudanden från olika leverantörer, både stora och små, är behovet av en tydlig och klar IT-policy större än någonsin. Det kan vara lockande att nappa på ett erbjudande om gratis molnlagring, videokonferenser osv. Hur kan vi då lösa utmaningen med att tillhandahålla lättanvända, säkra och prisvärda lösningar för våra ”nya” arbetssätt? Vi har samlat 10 konkreta tips vid digitalisering.

Förslag på annan läsning

Så skyddar du ditt företag mot utpressningsattacker


Under 2020 ökade antalet utpressningsattacker med sju gånger jämfört med föregående år, enligt en rapport från BitDefender. Förutom att antalet har ökat, har tillvägagångssätten även utvecklats och intagit nya former. Dessutom har angriparna utökat sin målgrupp, och riktar nu in sig även på små och medelstora företag.

Informationsplikten skärps och företag beräknas få ökade kostnader


Svenska transaktioner behöver inte rapporteras när förslaget om informationsplikt för skatterådgivare träder i kraft. Ändå beräknas företagen få ökade kostnader.

Skatteverket varnar för bedrägerier


Skatteverket uppmanar alla företagare att ”tänka säkert”. Den senaste tiden har myndighetens Instagramkonto drabbats av bedrägeri och Skatteverket varnar nu för bluffkonton på sociala medier.